Gérer son temps et son organisation de manager

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, vous serez en mesure de :

Hiérarchiser une charge de travail selon les objectifs.
Organiser un planning réaliste et ses temps protégés.
Préparer une délégation et un échange qui évitent les reprises inutiles.
Définir des règles de disponibilité et de traitement des messages.

Public et prérequis

Dirigeants(es)
Managers opérationnels
Chefs d’équipe, encadrants
Cadres de proximité et cadres intermédiaires
Tout encadrant désireux de mieux gérer son temps
Aucun

Contenu du programme

Réussir à gérer ses priorités

Savoir identifier ses actions à réelle valeur ajoutée
Distinguer l’urgence de l’importance
Être lucide sur ses principaux objectifs

Savoir dire non aux chronophages

Ne pas subir les sollicitations des autres
Etablir des codes et des signes clairs de disponibilité
Développer un comportement assertif face aux voleurs de temps

Adopter une gestion structurée de son agenda

Les rendez-vous avec les autres et ceux avec soi-même
La capacité à arbitrer quand nécessaire
La gestion des tâches, projets et missions
Les micro-tâches du quotidien

Adopter les styles de management opportuns pour gagner du temps

La nécessité de manager différemment chaque collaborateur
Savoir déléguer efficacement

Bien communiquer pour optimiser les contacts avec les autres

La définition de la communication : différence entre écoute et compréhension
Les pièges physiologiques de communication : à l’oral, à l’écrit, en visuel
Les pièges psychologiques de communication : le cadre de référence, les inférences, les raccourcis
Le questionnement : questions ouvertes, fermées, qualificatives et alternatives
Les Top principes essentiels d’un bon communicant

Etablir un système d’animation managériale pertinent

Choisir ses types et fréquences de rencontres avec ses collaborateurs
Investir et non perdre du temps en face à face
Conduire des réunions performantes

Bien se connaître pour être plus efficace

Savoir identifier ses périodes optimales d’efficacité personnelle dans la journée
Bien se conditionner la veille pour mieux démarrer le lendemain
Refuser la procrastination
Optimiser le temps passé dans les moyens de transport

Ne pas être esclave de ses mails et de son téléphone

Définir des règles simples et s’y tenir
Habituer ses collaborateurs à respecter ses propres zones protégées
Eduquer son équipe à rédiger les titres de mail de manière explicite
Mettre son téléphone à son service et non l’inverse

Vos mises en pratique et productions individuelles

Analyse d’un agenda et de sollicitations : Matrice de priorités.
Atelier individuel d’organisation : Planning argumenté.
Entretien de délégation simulé : Fiche de délégation.
Cas de mails et interruptions : Protocole d’organisation personnelle.

Méthodes pédagogiques

Supports de formation projetés et disponibles (format PDF)
Exposés théoriques, travaux de restitution en sous groupe ou individuel
Mises en situation, jeux de rôle, étude de cas concrets
Visionnage vidéo simulation
Quizz en salle/ou/ support électronique
Informations techniques et méthodes enseignées disponibles sur EXTRANET dédié aux stagiaires

Suivi et évaluation des acquis

Avant la formation, le positionnement précise votre contexte, vos acquis de départ, vos attentes et les besoins d’adaptation. Les émargements tracent la participation au parcours.

Chaque objectif est évalué individuellement à partir des exercices et productions décrits dans le programme. Le formateur observe les critères ci-dessous, renseigne la grille et restitue les acquis ainsi que les points à travailler. Un questionnaire de connaissances, lorsqu’il est prévu, complète les observations de pratique.

Critères d’évaluation par objectif

Hiérarchiser une charge de travail selon les objectifs

Urgence et importance distinguées
Valeur des tâches examinée
Arbitrages justifiés

Organiser un planning réaliste et ses temps protégés

Charge et contraintes prises en compte
Temps de préparation et suivi prévus
Arbitrages explicités

Préparer une délégation et un échange qui évitent les reprises inutiles

Objectif et moyens clairs
Autonomie adaptée
Vérification et suivi définis

Définir des règles de disponibilité et de traitement des messages

Sources d’interruption repérées
Règles compréhensibles
Mise en pratique et suivi prévus

Appréciations : acquis, en cours d’acquisition ou non observé. Un objectif est atteint lorsque tous ses critères sont acquis ; un critère non observé donne lieu à une observation complémentaire. Le bilan individuel et le plan de mise en pratique précisent les suites convenues. La satisfaction est recueillie séparément des résultats pédagogiques.

Ressources pédagogiques

Supports de formation projetés et disponibles (format PDF)
Exposés théoriques, travaux de restitution en sous groupe ou individuel
Mises en situation, jeux de rôle, étude de cas concrets
Visionnage vidéo simulation
Quizz en salle/ou/ support électronique
Informations techniques et méthodes enseignées disponibles sur EXTRANET dédié aux stagiaires

Évaluation des acquis et documents remis

Vous conservez vos supports, vos productions individuelles et le bilan pédagogique de vos acquis. L’attestation de formation décrit le parcours effectivement suivi ; l’assiduité et les résultats pédagogiques sont renseignés séparément.

Le questionnaire de connaissances conserve le seuil pédagogique annoncé : supérieur à 80 %. Ce résultat complète l’observation pratique et ne constitue pas un taux de réussite à une certification professionnelle.

Ce parcours ne délivre pas de certification enregistrée au Répertoire spécifique (RS) ou au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Cette offre n’est pas ouverte à l’inscription CPF.