Préparer, conduire et animer des réunions utiles

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, vous serez en mesure de :

Choisir le format et l’objectif d’une réunion.
Préparer le déroulé et les supports.
Animer une séquence et réguler la participation.
Conclure par des décisions et un suivi.

Public et prérequis

Dirigeants(es), Entrepreneurs
Managers opérationnels
Chefs d’équipe, encadrants
Cadres de proximité et cadres intermédiaires
Tout public en situation de devoir animer des réunions
Aucun

Contenu du programme

Décider de l’intérêt d’organiser une réunion

Les coûts et la fatigue engendrés par une réunion en salle
Les moyens alternatifs

Connaître les différents types et formats de réunion

Les réunions habituelles : briefing, réunions d’équipe
Les réunions occasionnelles : réunion de lancement, de projet, de bilan, de résolution de problème
Les réunions de type formation : réunion de progrès, de développement des compétences

Bien définir l’objectif

La nécessité de définir obligatoirement un objectif
La technique pour bien le formaliser

Préparer efficacement ses réunions

L’établissement d’un séquencement prévisionnel
La configuration de la salle de réunion
La prise en compte du biorythme pour choisir les bons horaires
Le document de convocation
La check liste préparatoire pour être certain de ne rien oublier

Bien communiquer avec les mots

La définition de la communication : différence entre écoute et com- préhension
Les pièges physiologiques de communication : à l’oral, à l’écrit, en visuel
Les pièges psychologiques de communication : le cadre de référence, les inférences, les raccourcis
Le questionnement du groupe : questions ouvertes, fermées, qualificatives et alternatives
Les Top principes essentiels d’un bon communicant

Bien communiquer avec les gestes

L’importance de la communication au-delà du choix des mots
Les 5 indices de communication non verbale : l’image, le regard, la manière de dire les choses, la voix et la gestuelle

Animer judicieusement

Les 4 grands profils d’animateur : la girouette, le rouleau compresseur, le spectateur et l’efficace
Le lancement réussi via la technique du TOP
Les techniques fondamentales d’une animation réussie
L’usage des diaporamas : présentation judicieuse de textes et de chiffres

Être capable de gérer le groupe

Les 5 grands profils de participants : le romancier, le bavard, le réservé, l’interrupteur et l’efficace
Les techniques de reprise de parole et de reprise de contrôle
La gestion des retards, du bruit et de la contradiction

Savoir conclure

Un vrai temps pour définir les actions à conduire et les suites à don- ner
Le compte-rendu : un support de sortie qui prépare la prochaine entrée

Vos mises en pratique et productions individuelles

Analyse d’un besoin collectif : Fiche d’opportunité et objectif.
Atelier de préparation : Ordre du jour et déroulé.
Animation individuelle simulée : Grille d’observation de l’animation.
Conclusion et compte rendu après simulation : Relevé de décisions.

Méthodes pédagogiques

Supports de formation projetés et disponibles (format PDF)
Exposés théoriques, travaux de restitution en sous groupe ou individuel
Mises en situation, jeux de rôle, étude de cas concrets
Visionnage vidéo simulation
Quizz en salle/ou/ support électronique
Informations techniques et méthodes enseignées disponibles sur EXTRANET dédié aux stagiaires

Suivi et évaluation des acquis

Avant la formation, le positionnement précise votre contexte, vos acquis de départ, vos attentes et les besoins d’adaptation. Les émargements tracent la participation au parcours.

Chaque objectif est évalué individuellement à partir des exercices et productions décrits dans le programme. Le formateur observe les critères ci-dessous, renseigne la grille et restitue les acquis ainsi que les points à travailler. Un questionnaire de connaissances, lorsqu’il est prévu, complète les observations de pratique.

Critères d’évaluation par objectif

Choisir le format et l’objectif d’une réunion

Besoin justifiant la réunion
Objectif observable
Format et participants adaptés

Préparer le déroulé et les supports

Séquences et durées réalistes
Consignes et supports utilisables
Conditions de participation prévues

Animer une séquence et réguler la participation

Lancement clair
Écoute et participation organisées
Réponse adaptée à une difficulté de groupe

Conclure par des décisions et un suivi

Décisions fidèles à l’échange
Actions et responsables précisés
Échéances et modalités de suivi définies

Appréciations : acquis, en cours d’acquisition ou non observé. Un objectif est atteint lorsque tous ses critères sont acquis ; un critère non observé donne lieu à une observation complémentaire. Le bilan individuel et le plan de mise en pratique précisent les suites convenues. La satisfaction est recueillie séparément des résultats pédagogiques.

Ressources pédagogiques

Supports de formation projetés et disponibles (format PDF)
Exposés théoriques, travaux de restitution en sous groupe ou individuel
Mises en situation, jeux de rôle, étude de cas concrets
Visionnage vidéo simulation
Quizz en salle/ou/ support électronique
Informations techniques et méthodes enseignées disponibles sur EXTRANET dédié aux stagiaires

Évaluation des acquis et documents remis

Vous conservez vos supports, vos productions individuelles et le bilan pédagogique de vos acquis. L’attestation de formation décrit le parcours effectivement suivi ; l’assiduité et les résultats pédagogiques sont renseignés séparément.

Le questionnaire de connaissances conserve le seuil pédagogique annoncé : supérieur à 80 %. Ce résultat complète l’observation pratique et ne constitue pas un taux de réussite à une certification professionnelle.

Ce parcours ne délivre pas de certification enregistrée au Répertoire spécifique (RS) ou au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Cette offre n’est pas ouverte à l’inscription CPF.